المدونة

تحسين تجربة الاجتماعات: كيف يمكن أن تكون غرف الاجتماعات أكثر فعالية؟

حلول غرف الاجتماعات عندما يتعلق الأمر باتخاذ قرارات حاسمة فيجب النظر إلى وسائل الراحة التي يجب أن ينعم بها متخذ القرار لضمان الوصول الى قرارات صحيحة ومن أهم هذه الوسائل هي حلول غرف الاجتماعات أو غرف الاجتماعات الذكية وهي عدة وسائل توفر بيئة مريحة لمناقشة المواضيع الهامة أو عقد صفقات من شأنها أن تساهم في تطوير الشركة وتتمثل هذه الوسائل في عدة عناصر مثل الأدوات الصوتية والشاشات لعرض الملفات المرئية وغيرها من الإنارة و طرق الإتصالات وفي هذا المقال سوف نتناول أفضل حلول غرف الاجتماعات

جدول المحتويات

Add a header to begin generating the table of contents

ما هي غرف الاجتماعات ؟ .

غرف الاجتماعات هي غرفة يمكن معرفة الغرض منها من خلال اسمها أي أنها غرفة تستخدم لعقد الاجتماعات سواء كانت هذه الاجتماعات بين الموظفين والإدارة لمناقشة الأمور الهامة المتعلقة بالشركة أو بين الموظفين والعملاء أو لاستقبال ضيوف الشركة مما يعطي للشركة قيمة كبيرة في نظر العملاء مقارنة بإجراء تلك الاجتماعات داخل مكاتب الموظفين ، فهي توفر المناخ المناسب للقيام بالمناقشة وإعطاء المجال لإجراء البحث لعرض وطرح الأفكار ، مع إمكانية كتابة وتدوين الملاحظات أثناء الاجتماعات . لذا فإن طرح و مناقشة حلول غرف الاجتماعات من الأهمية بمكان لإدارة اجتماعات فعالة و ناجحة

موقع غرفة الاجتماعات ؟ .

أين يجب أن يكون موقع غرفة الاجتماعات ؟ يفضل أن تكون في مكان منعزل عن الضوضاء بعيدا عن أماكن دخول وخروج الموظفين ، مما يوفر جوا هادئا ومناسبا لإتخاذ القرارات ومناقشتها بعيدا عن مصادر الإزعاج .

وليست هناك قاعدة واحدة لتأسيس غرفة الاجتماعات ولكن تختلف حسب حجم الشركة وعدد الموظفين وعدة عوامل أخرى ، وفي بعض الأوقات قد تحتاج الشركات أو المؤسسات إلى حجز غرفة اجتماع خارجية وفقا لظروف الشركة .

احصل على استشارة مجانية تواصل معنا للحصول على استشارة مجانية ومعرفة أفضل الأنظمة التي تتناسب مع طبيعة نشاطك وطبقاً لمتطلباتك الخاصة

مكونات غرف الاجتماعات ؟ .

عادة تتكون غرف الاجتماعات من المكونات الأساسية لأي مكتب وتتميز بوجود عناصر مميزة لها عن غيرها من المكاتب دعنا نتعرف على مكونات غرف الاجتماعات

الإنارة

يجب أن تكون إنارة غرف الاجتماعات عالية الوضوح قوية وفي ذات الوقت مريحة للعين غير مزعجة ، ويمكن الحصول على إنارة قوية من خلال تصميم نوافذ كبيرة تستقبل أشعة الشمس للحصول على إضاءة طبيعية وبالتالي تؤدي إلى توفير في الكهرباء المستهلكة ، وعادة ما تضاء بواسطة نيونات كبيرة معلقة في سقف الغرفة تسمح بتوزيع الضوء على المجتمعين.

الأثاث المكتبي

يتمثل الأثاث المكتبي في الطاولة والكراسي ، وعند إختيار الكراسي يجب مراعاة عدة أمور هامة وهي أن يكون عدد الكراسي مناسب لعدد الأشخاص المتواجدين في الاجتماع تحديدا في الاجتماعات التي تضم عدد كبير من الحضور . هذا الخاص بكراسي المكتب .

أما من حيث نوع الطاولة فيوجد منها أكثر من نوع ، أنواع تعطي مظهر فخم وأنيق للغرفة مثل الطاولات المصنوعة من الزجاج ، وأخرى مصنوعة من الخشب ويتميز هذا النوع بأنه عملي للغاية ، وبالنسبة للكراسي فيفضل أن تكون مصنوعة من القماش السميك أو أن تكون مصنوعة من الجلد لتعطي الجالسين عليها الشعور بالراحة خلال فترة الاجتماع مهما طالت عدد ساعاته .

وتوجد منها عدة أنواع نراعي عند اختيار النوع المناسب تصميم الشاشة مع المكان المخصص للإعلان وأيضا الأماكن الأكثر ازدحاما داخل المولات والمحلات التجارية مما يعطي جدوي إقتصادية أكبر للشركة .

الأدوات المكتبية

من المتطلبات الأساسية لحضور أي اجتماع هو وجود الأدوات المكتبية وهي ورق أبيض وأقلام حبر وأجهزة حاسوب وغيرها . والطريقة المثالية لتجهيز هذه الأدوات هي أن يتم وضعها في ملف جلد أو مغلف يحمل لوجو الشركة ( شعار الشركة ) يوضع بداخله أوراق مع قلم وتجدد في كل اجتماع .

تجهيز قاعات الاجتماعات بـالأنظمة الصوتية والمرئية

يختلف تجهيز قاعات الاجتماعات من حيث تجهيزها بالأنظمة الصوتية والمرئية حسب إحتياج الاجتماع وتتمثل هذه الأنظمة فيما يلي :

شاشة لعرض الصور أو الفيديوهات :

هل سبق لك وأن دخلت الى غرفة اجتماعات أو قاعة مؤتمرات ؟ هل لاحظت أول شئ وقعت عينك عليه ولفت انتباهك ؟

نعم هي تلك الشاشة والتي تستخدم لعرض التقارير والصور ، والتي يجب أن تتواجد في جميع غرف الاجتماعات وهذا هو الجزء المرئي في قاعات الاجتماعات المرئية والمسموعة ، كما انها تعمل كأداة تواصل بين الزملاء في المواقع الأخرى ، ويتم عليها عرض العروض التقديمية ، أو إجراء مكالمات الفيديو وهذا توافقا مع مستجدات العالم الرقمي ، وقد يتم مشاركة الشاشة من اللاب توب أو أجهزة الكمبيوتر أو الهواتف الذكية ، وبالتالي تعمل الشاشة كدليل لعرض الأفكار المكتوبة والمرئية .

الميكروفونات والسماعات Microphones & Speakers :

بناءا علي مساحة غرفة الاجتماعات والطريقة التي تستخدم بها الغرفة يتم تصميم النظام الصوتي فهو إضافة هامة إلى قاعات الاجتماعات

الاتصال Connectivity :

نظام الاتصال من الأمور الهامة التي يجب أن تتوافر في غرف الاجتماعات سواء كان الاتصالات سلكية أو اتصالات لاسلكية

السبورة التفاعلية Interactive Whiteboard :

تعد السبورة التفاعلية هي من الأدوات الذكية الرائعة التي يمكن إضافتها إلى نظام معدات قاعة الاجتماعات ، والتي تتيح للمجتمعين توضيح وجهات نظرهم أو شرح أي فكرة مباشرة بالكتابة عليها مع استخدام ألوان مختلفة وتعد وسيلة سهلة لتوصيل الأفكار .

صمم غرفة اجتماعاتك الآن تواصل معنا للحصول على التصميم الأمثل لغرفة اجتماعاتك شاملاً أحدث أنظمة الصوتيات والمرئيات وأنظمة الحجز

ما هي فائدة غرف الاجتماعات لمؤسستك او نشاطك التجاري ؟ .

لغرف الاجتماعات أهمية كبرى حيث تتعدد فوائدها ومميزاتها والتي تعود بالنفع على النشاط التجاري وأهم هذه الفوائد ما يلي :

تساعد في نمو النشاط التجاري من خلال اجتماع الموظفين فيها أو بعضهم بدون التأثير على سير عمل المكاتب الأخرى داخل الشركة .
هي الغرفة التي يتخذ فيها المسؤولون والمديرون التنفيذيون القرارات الحاسمة والتي من شأنها أن تصب في صالح الشركة و أنشطتها .
غرف الاجتماعات هي المكان الذي يمثل أساس العروض التقديمية الرئيسية .
تجعل من عقد المؤتمرات والاجتماعات أمرا سهلا .
توفير تواصل عبر الفيديو بجودة عالية .
سهولة التواصل المرئي بدون إنقطاع .
تجعل من عقد الاجتماعات عبر شبكات الانترنت أمرا سهلا وبسيطا سواء محليا داخل المملكة أو دوليا خارج المملكة العربية السعودية .
التواصل بين شخصين أو عدة أشخاص .
انخفاض تكلفة التواصل عبر قاعات الاجتماعات .
امكانية مشاركة الصوت والصورة بجودة عالية .
تحقيق تواصل آمن وغير قابل للاختراق .
إمكانية عرض التقارير المكتوبة وعرض الملفات والوثائق والصور .
تعطي قيمة للشركة عند حضور العملاء وعقد الاجتماعات معهم داخل مكان مخصص لهذا الغرض مما يضيف الفخامة والرقي وقيمة أكبر للشركة في نظر عملائهم .
سهولة التركيب والاستخدام فهي لا تتطلب سوي توصيلها بالانترنت .
تعد واجهة ذكية للمستخدم .
يدعم أكثر من خط عبر بروتوكول الإنترنت .
يدعم منافذ للخطوط الأرضي والفاكس .
يدعم السماعات السلكية واللاسلكية .
ويعد أهم ما يميز قاعات الاجتماعات أنها مزودة بشاشة عالية الجودة والنقاء في عرض الصورة .

ما المقصود بحلول غرف الاجتماعات الذكية ؟ .

المقصود بحلول غرف الاجتماعات الذكية هي تلك الحلول التي من شأنها أن تعزز طريقة تواصل الشركة داخليا وخارجيا بإستخدام أساليب ذكية من خلال الأنظمة المرئية والسمعية .

حلول غرف الاجتماعات ؟ .

يجتمع بعض الأشخاص بمناصب معينة ومسميات وظيفية مختلفة داخل غرف الاجتماعات للوصول بالمناقشات التي تتم داخلها إلى كل قرار من شأنه أن يخدم مصلحة الشركة لذلك عملت شركة الحل الأمثل على تطوير حلول غرف الاجتماعات للوصول إلى أحدث التقنيات التي تقدم الحل المثالي الي الشركة بشكل عام والي متخذي القرارات بشكل خاص وذلك من خلال تطوير الأنظمة المرئية وأنظمة الصوت .

الأنظمة المرئية

تقوم الشركة بتركيب أنظمة العرض السلكية واللاسلكية وأنظمة العروض المرئية وتقنيات شاشات الجدار لعرض الفيديوهات في غرف الاجتماعات .

أنظمة الصوت

تقوم الشركة بإدارة أنظمة الصوت بشكل احترافي ، حيث تقوم بتشغيل وتتبع جميع التغيرات في أنظمة الصوت ( الميكروفونات ، ومكبرات الصوت وغيرها ) .

حلول غرف الاجتماعات الذكية ؟ .

غرف الاجتماعات الذكية لها ميزات متعددة تساعد في نجاح الاجتماعات لدورها الفعال في تهيئة البيئة المناسبة لادارة الاجتماعات بكفاءة عالية حيث توفر :

التحكم بنظام الإنارة

تطوير نظام الانارة عن طريق التحكم في أنظمة الانارة مثل التحكم بشدة الإضاءة ودرجة الوانها وإرسال أوامر التشغيل والإطفاء لضمان الراحة والحصول على الأجواء التي تناسب الحضور والمستخدمين .

التحكم بالحرارة والرطوبة

حيث بإمكان العميل التحكم في درجات الحرارة ومراقبتها وضبط نسبة معدلات الرطوبة لكثير من أنواع أجهزة التكييف والتدفئة في جميع الأوقات وفي كل مكان على حسب ما يرغب به.

التحكم بالستائر

حيث يوفر للمستخدم التحكم بفتح وإغلاق كل أنواع الستائر والنوافذ مما يمكنه التحكم بكم الضوء المرغوب به وبما يدعم قدرته على توفير إضاءة طبيعية لتوفير كم هائل من الطاقة الكهربائية .

التحكم بأنظمة الصوت

التحكم بجميع التجهيزات الصوتية والمرئية بما يتناسب مع جميع منافذ الاتصالات القياسية على سبيل المثال IP IR, serial port

جدولة عمليات التشغيل

والمقصود ببرمجة عمليات التشغيل أو جدولة عمليات التشغيل هو تحديد الأوقات والمراحل التي تبدأ فيها كل عملية تشغيل حتى تكتمل لكل الاجهزة الكهربائية بشكل تلقائي ممنهج ومبرمج لهدف توفير الطاقة وتقليص حجم تكاليف التشغيل .

تفعيل المشاهد و السيناريوهات

عن طريق ضبط الإعدادات الذكية يمكنك بضغطة زر واحدة تشغيل المؤثرات الصوتية والمرئية التي تلائم غرفة الاجتماعات وذلك عن طريق معرفتك المسبقة بها .

استشعار وجود الأشخاص

عن طريق أجهزة السنسور الذكية يمكن استشعار وجود أشخاص في غرفة الاجتماعات من عدم وجودهم ( أي أنها فارغة ) وبذلك يمكن التحكم آلياً بتشغيل أو إطفاء الأجهزة الكهربائية لغرض توفير الطاقة .

التشغيل عبر الأوامر الصوتية

توجد ميزة وسمة التحكم الصوتي لتقدم للمستخدم المساعدة في تطبيق العمليات التشغيلية وبكل سهولة عن طريق نطق الأوامر المرغوب تنفيذها .

أهمية حلول غرف الاجتماعات الذكية ؟ .

تتمثل أهمية حلول غرف الاجتماعات الذكية فيما يلي :

الحفاظ على مناخ وجو الاجتماع بعيدا عن الإزعاج طوال فترة الاجتماع مما يعود بالراحة والتركيز على الحضور .
التحكم في أجهزة تكييف الهواء وأنظمة الإضاءة والتهوية وفقا لرغبة الحضور .
التوفير في إستهلاك الكهرباء ,
انخفاض تكلفة الصيانة والحفاظ على العمر الافتراضي للأجهزة الكهربائية .
إستعمال أجدد التقنيات المستحدثة لادارة والتحكم بـ غرف الاجتماعات وأنظمة الوسائط المتعددة .
ادارة الغرفة من خلال الأوامر الصوتية تحكما كاملا وتقليل الحاجة إلى ملامسة وحدات التحكم بالإنارة والتكييف وغيرها من الأجهزة في غرفة الاجتماعات .

تواصل معنا الآن استمتع بتجربة اجتماعات واتصالات مرئية فريدة وحقق أقصى استفادة من أنظمة التواصل الحديثة!

كيف تختار أفضل حلول غرف الاجتماعات لتناسب مؤسستك ؟ .

يتم إختيار أفضل حلول غرف الاجتماعات من خلال توافر مجموعة من المعايير

جودة الصوت والصورة

يجب أن تحتوي غرف الاجتماعات في الشركة أو المؤسسة على خاصية ارسال الوسائط المتعددة خلال الاجتماع ، وهذه الميزة يمكن من خلالها إرسال جميع الملفات والصور أو الوثائق خلال الفيديو ، كما يمكن عرضها بشكل مباشر أمام المشاركين بالاتصال،

دون الحاجة الى الخروج من الاجتماع وإرسالها من خلال البريد الإلكتروني أو بواسطة أي وسيلة أخري للتواصل ، لن تضطر لفعل هذا مجددا لكن ستسمح لك حلول غرف الاجتماعات الذكية خاصية إرسال الوسائط بشكل سريع وواضح .

ارسال وسائط متعددة

من أهم المعايير التي يجب أن نعطيها اهتماما كبيرا عند إختيار أفضل الحلول الذكية لغرف الاجتماعات هي جودة الصوت والصورة العالية ، فيجب أن يكون في غرفة الاجتماعات مكبر صوت واضح ونقي عالي الجودة يسمح للمستخدمين التحكم في إرتفاع وإنخفاض معدل الصوت .

ويتم عمل ذلك من خلال شاشات LED ذات الإمكانيات والتقنيات العالية ، فيمكن من خلالها الحصول على صور بجودة عالية وفائقة وهكذا تكون جميع المعلومات بالاجتماع واضحة لجميع المتصلين بالإنترنت .

الخصوصية والسرية

تعد أهم المعايير التي يجب الإنتباه إليها عند إختيار حلول غرف الاجتماعات الذكية الخاصة بشركتك هي سرية البيانات وخصوصية الإتصال ، والحفاظ علي سرية بيانات الشركة ينبغي أن يكون الإتصال آمن ويصعب اختراقه ، كما يجب أيضا أن يتم حفظ المعلومات وبيانات الاتصال بقواعد بيانات وسيرفرات آمنة بشكل كبير لكي يتم الحفاظ على أسرار شركتك وأسرار بيانات الموظفين والعملاء .

سهولة الاستخدام

لا يعني إختيار حلول غرف إجتماعات ذكية أن يكون طريقة الإستخدام صعبة أو معقدة فالحلول الذكية لا تتنافي مع سهولة الاستخدام وهذه من أهم الخصائص التي تتميز بها ، فتلك الإجراءات لا تتطلب طرق صعبة في التشغيل أو التركيب ، مما يجب أن تكون لها واجهة مستخدم آمنة وسهلة الاستخدام والتشغيل ، كذلك ينبغي أن توفر لك جميع الأدوات الذي قد تحتاجها ليتم التواصل مع عملائك بسهولة وبساطة وبدون إجراءات معقدة .

ماذا تقدم شركة الحل الأمثل في تجهيز قاعات الاجتماعات ؟ .

شركة الحل الأمثل هي أفضل شركة تجهيز قاعات الاجتماعات في المملكة العربية السعودية حيث تسعى دائما إلى توفير احتياجات عملائها من خلال ما توفره من منتجات عالية الجودة وفريق عمل مدرب علي اعلي مستوي وإدارة حكيمة واعية على دراية كاملة برغبات عملائها و ما يمكن أن يحقق تلك الاحتياجات و الرغبات بأفضل صورة و أقل تكلفة حيث توفر شركة الحل الأمثل :

شاشات غرف الاجتماعات

حيث توفر شركة الحل الأمثل أفضل أنواع شاشات غرف الاجتماعات والشاشات التفاعلية وكذلك الشاشات القابلة للطي الخاصة بالطاولات

أنظمة الصوت

في شركة الحل الأمثل يتم تصميم النظام الصوتي بما يتناسب مع قاعتك للحصول على جودة مثالية للصوت مع توفير جميع عناصر الأنظمة الصوتية من هواتف المؤتمرات و الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية و السماعات و الميكروفونات و أنظمة الربط بين كل هذه العناصر لمخرج نهائي بأفضل جودة ممكنة

أنظمة مؤتمرات الفيديو

تسهيل التواصل بين فريق العمل المنتشر في مناطق متفرقة والتغلب على جميع صعوبات التواصل بتوفير أحدث تكنولوجيا مؤتمرات الفيديو بأحدث أنظمة الصوتيات و المرئيات و ذلك للمساعدة في اتخاذ كافة القرارات المبنية على توفر المعلومات بطريقة أفضل لتحقيق جميع الأهداف الخاصة بالمؤسسة حيث لا عوائق و لا تأخير في التواصل

نظام حجز غرف الاجتماعات

الحجز الذكي لغرف الاجتماعات من خلال الويب أو التطبيق و الذي يمكنك من

تحديد أماكن الجلوس و الكراسي المميزة
البحث مع المرشحات عن غرف الاجتماعات المتاحة
ادارة الزوار لتسجيل الوصول

غرف اجتماعات ذكية

لجعل تجربة الاجتماع أكثر روعة من خلال التحكم في عمل أنظمة الصوت وأجهزة العرض و كذلك العمل بالأوامر الصوتية و التحكم في غلق الستائر من خلال التطبيق أو الغلق الأوتوماتيكي عند تشغيل أنظمة العرض والعديد من المميزات الأخرى الرائعة.